Sign Up by SignUp.com

Kun järjestän koulun tapahtumaa tai yhdistyksen talkoopäivää, suurin päänvaiva ei yleensä ole itse idea vaan se, että jokainen tietää, mihin aikaan tulla ja mitä tehdä. Olen tutustunut SignUp.comin Sign Up -sovellukseen juuri tällaisesta käytännön näkökulmasta. Se on tuottavuussovellus, jonka painopiste on tapahtumien järjestämisessä, vapaaehtoisten ilmoittautumisissa ja vanhempainopettajien tapaamisten aikataulutuksessa. Sen vahvuus on yhteisen ilmoittautumisen kokoaminen yhteen paikkaan, ei kaikenlaisten projektien hallinta.

Mitä ensikäyttäjän kannattaa odottaa

Sign Up by SignUp.com on VolunteerSpotin kehittämä sovellus. Se on suunnattu tilanteisiin, joissa järjestäjä tarvitsee muilta osallistujilta selkeän vastauksen: kuka tulee, mihin tehtävään tai mille ajalle. Ajattelen sitä ennen kaikkea järjestelyapuna, kun tavallinen viestiketju alkaa venyä ja ilmoittautumiset hautautuvat muiden viestien sekaan. Se ei ole yleinen kalenteri tai kattava työryhmän projektityökalu, joten sen hyöty näkyy parhaiten rajatussa tapahtumassa, johon liittyy ilmoittautumisia tai vuoroja.

Sovelluksen idea voi sopia esimerkiksi luokan retkelle, koulun myyjäisiin tai yhdistyksen talkoisiin. Järjestäjä voi kuvata osallistujille, mitä ollaan tekemässä, ja rakentaa ilmoittautumisesta yhteisen käytännön sen sijaan, että jokainen vastaisi eri kanavaa pitkin. Vanhempainopettajien tapaamisten aikataulutus on toinen luonteva käyttötapa: tarkoituksena on auttaa järjestämään tapaamisajat osallistujien kesken. Jos taas haluan vain pitää itselleni yksityistä tehtävälistaa tai jakaa työtehtäviä jatkuvasti samalle pienelle tiimille, valitsisin todennäköisesti tavallisen kalenterin tai tiimityökalun.

Ensimmäinen järjestely kannattaa pitää pienenä

Kun aloitan uuden työkalun käytön, en rakentaisi ensimmäiseksi monimutkaista tapahtumaa, jossa on useita rinnakkaisia suunnitelmia. Tekisin ensin yhden selkeän ilmoittautumisen: esimerkiksi pyytäisin talkoisiin osallistujia valitsemaan sopivan tehtävän tai osallistumisajan. Tällainen rajattu kokeilu kertoo nopeasti, toimiiko sovelluksen toimintatapa omalle ryhmälle ja ymmärtävätkö osallistujat, mitä heiltä odotetaan.

Ennen kuin jaan kutsun, kirjoittaisin tapahtuman kuvauksen niin, että siitä löytyvät käytännön asiat, joita osallistuja tarvitsee päätökseen: mitä tapahtuu, missä yhteydessä osallistutaan ja mitä ilmoittautumiselta pyydetään. Tällä pienellä valmistelulla on iso vaikutus. Jos kutsu on epämääräinen, ihmiset joutuvat kysymään järjestäjältä samoja asioita yksityisesti, vaikka ilmoittautuminen muuten olisi helppoa. Selkeä tehtävänimike auttaa myös silloin, kun vaihtoehtoina on useita vastuita eikä pelkkä kyllä- tai ei-vastaus riitä.

Ensimmäisessä käyttökerrassa oma tavoitteeni olisi saada yksi oikea ilmoittautuminen valmiiksi ja varmistaa, että osallistuja ymmärtää, mitä hänen pitää tehdä. Kun tämä toimii, vasta sitten lisäisin uusia tehtäviä tai ajankohtia. Näin erotan toisistaan kaksi mahdollista ongelmaa: onko tapahtuman suunnitelma epäselvä vai tuntuuko itse sovelluksen käyttö hankalalta. Samalla opin, miten juuri oma ryhmä reagoi tällaiseen järjestelytapaan, ennen kuin koko tapahtuma nojaa siihen.

Kun ilmoittautuminen auttaa oikeassa arjessa

Kuvitellaan, että koulun myyjäisiin tarvitaan ihmisiä eri tehtäviin ja järjestäjä saa vastauksia viesteillä, sähköpostilla ja kasvotusten. Siinä vaiheessa on helppo unohtaa, kuka lupasi auttaa ja mihin kohtaan apua tarvitaan. Yhteinen ilmoittautumisnäkymä voi tehdä tilanteesta helpommin hahmotettavan: osallistujat voivat valita itselleen sopivan tavan auttaa, ja järjestäjän ei tarvitse koota jokaista vastausta käsin erillisistä keskusteluista.

Tässä käyttötavassa hyöty ei ole vain säästetty vaiva. Järjestäjä näkee suunnittelun kannalta olennaisen eron sen välillä, että joku on kiinnostunut tapahtumasta ja sen, että hän on ottanut tietyn tehtävän. Jos jokin vastuu jää ilman ilmoittautunutta, siihen voi reagoida ajoissa. Käytännön vinkkini on nimetä tehtävät osallistujan näkökulmasta: esimerkiksi “avustaminen sisäänkäynnillä” kertoo enemmän kuin yleinen “vapaaehtoinen”. Mitä selkeämpi valinta, sitä vähemmän järjestäjän täytyy tulkita vastauksia jälkikäteen.

Vuorojen suunnittelussa on samalla hyvä huomata kompromissi. Mitä useampia tehtäviä, aikoja ja erityisohjeita lisään, sitä tarkempi suunnitelmasta voi tulla, mutta sitä enemmän osallistujan pitää pysähtyä vaihtoehtojen ääreen. Pieneen tilaisuuteen riittää usein muutama helposti ymmärrettävä valinta. Laajassa tapahtumassa yksityiskohtaisempi rakenne voi olla hyödyllinen, mutta silloin järjestäjän kannattaa tarkistaa näkymä osallistujan silmin ja karsia päällekkäiset tai epäselvät vaihtoehdot.

Ilmoittautuminen ei korvaa kaikkea viestintää

Sign Upin kaltainen ratkaisu toimii parhaiten, kun ilmoittautuminen on tapahtuman keskeinen osa. Se auttaa kokoamaan osallistumisia, mutta järjestäjän kannattaa silti kertoa tärkeät taustatiedot kutsussa ja pitää ryhmän muu viestintä järkevänä. Jos tapahtumaan tulee viime hetken muutos, osallistujien täytyy saada tieto tavalla, jonka he varmasti huomaavat. En olettaisi, että ilmoittautumisen olemassaolo yksin ratkaisee viestinnän: sovittu tehtävä ja ajantasainen tieto ovat eri asioita.

Ennen kutsun lähettämistä tarkistaisin myös, että tapahtuman ajankohta ja paikka ovat kirjoitettu ymmärrettävästi ja että ilmoittautujalle näkyy juuri se tieto, jota hän tarvitsee. Tämä on erityisen hyödyllistä ryhmissä, joissa osallistujat eivät tunne järjestäjää entuudestaan tai tulevat paikalle eri aikaan. Jos ilmoittautumisessa on useita vaihtoehtoja, niiden järjestys ja sanamuoto kannattaa pitää johdonmukaisena. Pienet epäselvyydet tuntuvat järjestäjästä vähäpätöisiltä, mutta ne voivat synnyttää osallistujalle turhan kysymyskierroksen.

Kannattaa myös päättää etukäteen, mitä teen, jos suunnitelma muuttuu tai joku peruu. Sovellus voi helpottaa ilmoittautumisten seuraamista, mutta järjestäjän on silti sovittava, kuka välittää muutokset ja miten puuttuvat tehtävät täytetään. Tämä ei ole erityinen puute vaan tapahtumien järjestämisen tavallinen realiteetti. Työkalu tukee yhteistä listaa; se ei tee päätöksiä ryhmän puolesta eikä poista tarvetta käyttää omaa harkintaa.

Miten se eroaa tavallisista vaihtoehdoista

Moni ryhmä pärjää sähköpostilla, viestiryhmällä tai jaetulla kalenterilla. Ne ovat tuttuja, ja jos tarkoitus on vain ilmoittaa tapahtuman aika, kokonaan uuden sovelluksen opettelu voi olla tarpeetonta. Viestiketjun heikkous näkyy kuitenkin silloin, kun jokaisen pitäisi valita tietty tehtävä tai ilmoittautuminen pitää tarkistaa myöhemmin yhdestä paikasta. Vastaukset voivat jäädä keskustelun eri kohtiin, ja järjestäjä joutuu tekemään niistä oman koosteensa.

Jaettu kalenteri taas sopii paremmin päivämäärien ja menojen näkyväksi tekemiseen kuin tehtävien valintaan. Yleinen tehtävälista auttaa seuraamaan järjestäjän omia askelia, mutta ei itsessään järjestä osallistujien ilmoittautumista. Sign Up on näihin verrattuna kiinnostavampi silloin, kun järjestelyssä pitää sovittaa yhteen useamman ihmisen osallistuminen. Vastapainona yksinkertaiselle viestille osallistujat saattavat joutua käyttämään erillistä palvelua tai opettelemaan uuden toimintatavan. Jos ryhmä ei halua vaihtaa tuttua kanavaa, sähköposti voi olla käytännössä parempi, vaikka se vaatisi järjestäjältä enemmän käsityötä.

Valinta riippuu siis siitä, missä työ oikeasti syntyy. Jos ongelma on vain tapahtuman muistaminen, kalenterimerkintä on luonteva ja kevyt ratkaisu. Jos ongelma on epäselvä työnjako tai hajallaan olevat ilmoittautumiset, Sign Upin tapahtumakeskeinen lähestymistapa voi olla sopivampi. En ottaisi sitä käyttöön vain siksi, että sovellus on olemassa, vaan silloin kun yhteinen ilmoittautuminen aidosti vähentää järjestäjän kokoamistyötä.

Kenelle se sopii ja kenelle ei

Suosittelisin tätä ensisijaisesti koulun, yhdistyksen tai muun yhteisön järjestäjälle, joka pyytää vapaaehtoisia valitsemaan tehtävän tai osallistumisajan. Se voi olla hyödyllinen myös vanhemmalle tai opettajalle, joka koordinoi tapaamisten aikatauluja. Erityisen luonteva valinta se on ihmiselle, joka järjestää tapahtumia toistuvasti ja huomaa käyttävänsä paljon aikaa siihen, että selvittää kuka on vastannut ja mihin.

Jättäisin sen väliin, jos tapahtuma on hyvin pieni ja kaikki osallistujat sopivat asiat helposti kasvotusten tai yhdessä viestissä. Samoin jatkuvaan työnhallintaan, henkilökohtaisiin muistutuksiin tai laajan projektin vaiheiden seurantaan kannattaa etsiä työkalu, joka on tehty juuri niihin tarpeisiin. Sign Upin arvo ei synny siitä, että sillä yrittää tehdä kaiken, vaan siitä, että ilmoittautumisen ja osallistumisen järjestely on konkreettinen pullonkaula.

Myös osallistujien tapa käyttää puhelinta vaikuttaa valintaan. Jos ryhmässä on ihmisiä, jotka eivät mielellään asenna uutta sovellusta tai eivät seuraa sähköisiä kutsuja aktiivisesti, järjestäjän on hyvä tarjota rinnalle selkeä tapa kysyä neuvoa ja varmistaa osallistuminen. Sovelluksen tuoma järjestys ei auta, jos osa ryhmästä jää sen ulkopuolelle. Tästä syystä aloittaisin pienellä tapahtumalla ja katsoisin, miten hyvin juuri oma yhteisö omaksuu menettelyn.

Arvio, hinta ja yhteensopivuus

Sovellus on maksullinen: sen hinta on 1,49 €. Ikäluokitus on PEGI 3, joten sisältöluokitus ei lähtökohtaisesti rajaa sitä pois tavalliselta yleisöltä. Keskimääräinen käyttäjäarvio on 2,5 tähteä, ja arvioita on 66. Nämä luvut saavat minut suhtautumaan odotuksiin maltillisesti: miettisin ennen maksamista, ratkaiseeko tapahtumien ilmoittautuminen minulla toistuvan ongelman, enkä ostaisi sitä vain kokeilun vuoksi ilman selvää käyttötarvetta.

Sign Up julkaistiin 7.8.2013, nykyinen versio on 4.3.1 ja vähimmäiskäyttöjärjestelmä Androidilla on 5.1. Asennuksia on yli 10 000. Sovelluksen pitkä saatavuushistoria ja asennuskertojen määrä kertovat, että sitä on käytetty erilaisissa järjestelytilanteissa, mutta ne eivät yksin takaa, että käyttö tuntuu omalla laitteella nykyaikaiselta tai sujuvalta. Tarkistaisin yhteensopivuuden ja sen, vastaako sovelluksen toimintatapa omaa tarvetta ennen hankintaa.

Alkuperäinen kuvaus korostaa saatavuutta Android- ja iOS-laitteilla, mutta tässä arvioidut versiotiedot koskevat Androidia. Käytännössä en lähtisi rakentamaan koko ryhmän toimintaa sen oletuksen varaan, että jokaisella osallistujalla on sama laite tai halu käyttää samaa sovellusta. Järjestäjän kannattaa ajatella myös osallistujan polkua: kutsun täytyy olla ymmärrettävä, ja avun kysymiseen on oltava helppo tapa, jos joku ei pääse ilmoittautumisessa eteenpäin.

Mikä on Sign Up by SignUp.com?

Kun sanon, että tämä sovellus on todellinen pelastaja, en liioittele. Sign Up by SignUp.com on suunniteltu helpottamaan kaikenlaisten tapahtumien ja vapaaehtoistoiminnan organisointia. Olipa kyseessä koulun tapahtuma, yhdistystoiminta tai vaikka perhejuhlat, tämä sovellus auttaa sinua pysymään kärryillä kaikista yksityiskohdista.

Käyttöliittymä ja käytettävyys

Ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli sovelluksen selkeä ja intuitiivinen käyttöliittymä. Kaikki on kätevästi paikallaan, eikä sinun tarvitse olla tekninen nero ymmärtääksesi sen toimintaa. Sovellukseen kirjautuminen on helppoa, ja tapahtumien luominen sujuu kuin tanssi. Eikä siinä vielä kaikki, sovellus on saatavilla sekä Android- että iOS-laitteille, joten se sopii lähes kaikille käyttäjille.

Tapahtumien hallinta

Sovelluksen avulla voit luoda tapahtumia nopeasti ja helposti. Voit lisätä tapahtuman nimen, kuvauksen, ajankohdan ja paikan, ja sen jälkeen kutsua osallistujat suoraan sovelluksen kautta. Kutsut lähetetään sähköpostilla tai tekstiviestillä, ja osallistujat voivat ilmoittautua vain muutamalla klikkauksella. Tämä poistaa monia järjestelyyn liittyviä päänvaivoja, kuten jatkuvan viestien lähettelyn ja osallistujien tavoittelun.

Ominaisuudet, jotka tekevät eron

Mikä tekee Sign Up by SignUp.com-sovelluksesta erityisen, ovat sen monipuoliset ominaisuudet. Voit esimerkiksi luoda erilaisia tehtävälistoja ja jakaa vastuutehtäviä osallistujille. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos järjestät suurta tapahtumaa, jossa on paljon liikkuvia osia. Lisäksi sovelluksen avulla voit helposti seurata, ketkä ovat ilmoittautuneet ja ketkä eivät, mikä helpottaa suunnittelua huomattavasti.

Yhteenveto

Kaiken kaikkiaan, Sign Up by SignUp.com on loistava työkalu kaikille, jotka haluavat tehdä tapahtumien järjestämisestä sujuvampaa ja vähemmän stressaavaa. Sen selkeä käyttöliittymä, monipuoliset ominaisuudet ja helppokäyttöisyys tekevät siitä oivallisen valinnan niin pienille kuin suurillekin tapahtumille. Joten jos etsit tapaa hallita tapahtumiasi ilman ylimääräistä säätöä, suosittelen kokeilemaan tätä sovellusta. Sinulle jää vain yksi huoli: mitä tapahtumaa haluat seuraavaksi järjestää?